Công nợ và tồn kho đang chiếm dụng vốn của doanh nghiệp như thế nào?

Một nhà phân phối có thể bán đều nhưng vẫn phải xoay tiền vì khách trả chậm trong khi nhà cung cấp yêu cầu thanh toán sớm. Cùng lúc, kho chứa nhiều mã hàng ít phát sinh. Để nhìn đúng vấn đề, cần xem ba vế phải thu, tồn kho và phải trả ở cùng thời điểm, thay vì đánh giá riêng số lượng hàng trong kho hoặc tổng doanh số.

Nhìn vốn bị giữ theo ba vế

Phải thu thương mại thể hiện phần giá trị bán hàng còn chờ khách thanh toán. Tồn kho phản ánh nguồn lực đang nằm ở nguyên vật liệu, hàng hóa hoặc thành phẩm. Phải trả nhà cung cấp là một nguồn tài trợ ngắn hạn theo điều kiện mua. Đọc cùng ba khoản giúp quản lý hiểu vì sao doanh nghiệp cần tiền trước khi thu được từ khách.

Có thể dùng phép tính quản trị: phải thu thương mại cộng tồn kho, trừ phải trả thương mại. Đây chỉ là phạm vi vốn lưu động thương mại đang phân tích, không phải toàn bộ vốn lưu động ròng trên bảng cân đối kế toán. Cần ghi rõ khoản nào đã bao gồm thuế, đơn vị tiền tệ và thời điểm chốt để tránh so sánh các tổng số khác cơ sở.

Phân nhóm theo khả năng chuyển thành tiền

Với công nợ, chia theo hạn thanh toán và nguyên nhân chưa thu: chưa tới hạn, thiếu chứng từ, đang đối chiếu, tranh chấp hoặc quá hạn không có lịch xử lý. Không nên xếp mọi khách quá hạn vào cùng một nhóm. Một khoản đang chờ nghiệm thu có cách giải quyết khác với khoản khách đã xác nhận nhưng chưa chuyển tiền.

Với tồn kho, thêm lần xuất gần nhất, nhu cầu đã có đơn hàng và khả năng sử dụng thay thế. Giá trị lớn chưa chắc là tồn dư nếu hàng đã được giữ cho đơn giao sắp tới. Ngược lại, nhiều mã giá trị nhỏ nhưng nằm lâu có thể tạo gánh nặng đáng kể khi cộng lại. Đánh giá cần theo mã hàng và địa điểm, không chỉ dựa trên tổng kho.

Ưu tiên hành động thay vì giảm đồng loạt

Một danh sách ưu tiên tốt kết hợp giá trị, mức quá hạn, khả năng thu hồi và ảnh hưởng đến hoạt động. Có thể bắt đầu với những khoản chỉ thiếu hồ sơ hoặc hàng có nhu cầu nhưng đang nằm sai kho. Giải pháp này thường thiết thực hơn việc dừng mua toàn bộ, vốn có thể làm thiếu những vật tư thực sự cần cho đơn hàng.

Khi trao đổi lại điều kiện thanh toán, xem tác động đến quan hệ khách hàng, giá mua và mức đáp ứng. Kéo dài phải trả không phải là biện pháp vô điều kiện; nó có thể làm mất chiết khấu hoặc ảnh hưởng nguồn cung. Mỗi phương án cần có số tiền dự kiến, ngày thực hiện, người chịu trách nhiệm và giả định được ghi nhận rõ.

Đo kết quả bằng tiền và mức phục vụ

Theo dõi khoản đã thu thật, lượng hàng đã sử dụng hoặc bán được và số nghĩa vụ đã thanh toán đúng hạn. Nếu tồn kho giảm nhưng thiếu hàng bán tăng, chính sách chưa cân bằng. Báo cáo tuần nên thể hiện những khoản đã chuyển nhóm và lý do thay đổi, tránh chỉ báo một tỷ lệ tổng khiến người xem không biết hành động tiếp theo.

Ví dụ để kiểm tra cách đọc số liệu

Ví dụ giả lập, đơn vị tỷ đồng: phải thu 1,2; tồn kho 1,8; phải trả thương mại 0,9. Phạm vi vốn lưu động thương mại đang theo dõi là 2,1. Con số này chưa phải tiền có thể thu ngay; cần tách các khoản có lịch thu chắc chắn và hàng thực sự có đầu ra.

Checklist bắt đầu

• Chốt dữ liệu cùng ngày và cùng cơ sở giá trị.
• Tách công nợ theo hạn và nguyên nhân chậm thu.
• Đánh giá hàng theo nhu cầu thực tế, không chỉ tuổi tồn.
• Theo dõi tiền thu thật cùng tỷ lệ đáp ứng đơn hàng.

Câu hỏi thường gặp

Có nên bán giảm giá toàn bộ hàng lâu ngày để giải phóng vốn?

Không nên quyết định chỉ theo tuổi tồn. Cần kiểm tra chất lượng, khả năng thay thế, nhu cầu đã cam kết và biên lợi nhuận sau chi phí bán. Với từng nhóm, phương án có thể là điều chuyển, ghép đơn, đàm phán trả hàng hoặc thanh lý; kết quả dự kiến phải được so sánh với việc tiếp tục giữ hàng.

Bước tiếp theo cho doanh nghiệp

Bắt đầu bằng một nhóm khách hàng và một kho mẫu để kiểm tra khả năng truy từ số tổng hợp tới chứng từ, hạn thanh toán và các giao dịch nhập xuất.

Khảo sát quản lý công nợ và tồn kho trên HAS ERP hoặc trao đổi nhu cầu tư vấn.

Xem thêm bài viết Quản lý tài chính.

Tham khảo chuyên môn: ACCA — Working capital management.