Những chỉ số dòng tiền chủ doanh nghiệp nên theo dõi hằng tuần

Chủ doanh nghiệp thường không thiếu con số, mà thiếu một cách đọc thống nhất trước cuộc họp tuần. Báo cáo tiền không cần bắt đầu bằng hàng chục chỉ tiêu. Nó cần chỉ ra khoản nào có thể chi ngay, nghĩa vụ nào sắp đến hạn và giả định nào đang khiến dự kiến trở nên quá lạc quan. Mỗi chỉ số nên gắn với một quyết định và một nguồn dữ liệu có thể kiểm tra.

Nhìn tiền khả dụng và nghĩa vụ gần nhất

Tiền khả dụng gồm những khoản doanh nghiệp thực sự có thể sử dụng tại thời điểm chốt, sau khi nhận diện các hạn chế liên quan. Không cộng hạn mức tín dụng chưa giải ngân như tiền đã có. Giữ danh sách tài khoản, thời điểm xác nhận và đơn vị tiền tệ để tổng số không trộn các số dư chụp ở nhiều thời điểm khác nhau.

Đặt bên cạnh số đó là lịch chi đến hạn trong giai đoạn gần, chẳng hạn bảy ngày tới. Mỗi tổng chi phải mở được danh sách người nhận, hạn thanh toán và trạng thái hồ sơ. Một cảnh báo thiếu tiền có ích hơn khi chỉ ra ngày phát sinh áp lực, thay vì chỉ báo tổng thu nhỏ hơn tổng chi của cả tháng.

Phân biệt lịch thu với tiền đã thu

Thu dự kiến nên được phân loại theo mức độ xác nhận và nguyên nhân có thể chậm. Giữ riêng khoản khách đã hẹn rõ ngày với khoản chỉ suy ra từ hạn hợp đồng. Nếu cùng một hóa đơn được ghi trong công nợ và trong kế hoạch bán hàng, cần quy tắc khử trùng trước khi tổng hợp để không tạo cảm giác nguồn tiền lớn hơn thực tế.

Một nhóm chỉ số quan trọng khác là phải thu quá hạn, thể hiện cả số tiền và tỷ trọng trong phạm vi công nợ đang phân tích. Khi so sánh giữa các tuần, thống nhất cách xác định quá hạn, các khoản tranh chấp và điều kiện loại trừ. Tỷ lệ giảm chưa chắc là thu tốt hơn nếu mẫu số tăng mạnh do vừa bán chịu thêm.

Đo độ lệch giữa kế hoạch và thực hiện

So sánh thu, chi thực tế với bản kế hoạch đã chốt trước đó, không với bảng vừa sửa lại vào cuối tuần. Phân loại lệch do đổi ngày, đổi số tiền, thiếu dữ liệu hoặc dự kiến không đủ căn cứ. Lịch sử này giúp cải thiện cách lập kế hoạch và phát hiện những nguồn số liệu thường xuyên đến chậm.

Chỉ dùng một ngưỡng cảnh báo sau khi đã hiểu nhu cầu vận hành. Có thể theo dõi số dư dự kiến thấp nhất so với mức dự phòng do doanh nghiệp đặt ra. Với công ty có nhiều tiền tệ, nên xem thêm khả năng thanh toán theo từng đồng tiền, bởi tổng quy đổi dương không đồng nghĩa có đủ loại tiền cần trả tại đúng thời điểm.

Giữ báo cáo đủ nhỏ để hành động

Một trang đầu có thể chứa tiền khả dụng, thu dự kiến, chi đến hạn, phải thu quá hạn và độ lệch kế hoạch. Chi tiết để ở lớp phía sau. Trong cuộc họp, chọn một số ngoại lệ có tác động lớn, giao người xử lý và ngày phản hồi. Nếu một chỉ số không dẫn đến câu hỏi hoặc hành động nào, xem lại lý do đưa nó vào bảng điều hành.

Ví dụ để kiểm tra cách đọc số liệu

Ví dụ giả lập, đơn vị triệu đồng: tiền khả dụng 180, dự kiến thu 80 và chi đến hạn 250, số dư dự kiến là 10. Nếu mức dự phòng nội bộ là 50, khoảng thiếu so với mức này là 40. Nếu khoản thu 80 chưa được xác nhận, cần thêm kịch bản chậm thu, không chỉ dựa vào một con số duy nhất.

Checklist bắt đầu

• Chốt thời điểm số dư và phạm vi tiền tệ.
• Tách thu xác nhận với thu còn giả định.
• Xem công nợ quá hạn bằng cả giá trị và tỷ lệ.
• Lưu phiên bản kế hoạch để đo chênh lệch thực hiện.

Câu hỏi thường gặp

Có cần đưa lợi nhuận vào cùng trang báo cáo tiền tuần không?

Có thể đặt ở một khu vực tham chiếu nếu định nghĩa và kỳ dữ liệu rõ ràng. Tuy nhiên, lợi nhuận không thay cho tiền khả dụng, và không nên cộng trực tiếp vào dự kiến thu. Khi cần giải thích quan hệ giữa hai báo cáo, mở phần đối chiếu công nợ, tồn kho và các khoản đầu tư, tài trợ có liên quan.

Bước tiếp theo cho doanh nghiệp

Hãy bắt đầu bằng các quyết định cần đưa ra mỗi tuần, sau đó thống nhất nguồn số liệu, thời điểm chốt và trách nhiệm cập nhật trước khi thiết kế giao diện báo cáo.

Trao đổi nhu cầu bảng điều hành BI tài chính hoặc trao đổi nhu cầu tư vấn.

Xem thêm bài viết Quản lý tài chính.