12. Trình tự nhập liệu
Hướng dẫn trình tự nhập liệu danh mục, số dư đầu kỳ, tạo tháng báo cáo mới để thực hiện nhập liệu các nghiệp vụ hàng ngày. Kết sổ vào cuối tháng và chuyển số dư sang đầu kỳ tháng sau.
QUY TRÌNH NHẬP LIỆU PHẦN MỀM HAS Shop
Bước 1: Bắt đầu
- Thu thập dữ liệu hiện có để chuẩn bị cho việc nạp/nhập dữ liệu ban đầu.
Bước 2: Khai báo thông tin doanh nghiệp
- Các thông tin cơ bản của doanh nghiệp và danh sách kho hàng.
- Lựa chọn mô hình quản lý theo một/nhiều chi nhánh, văn phòng, xưởng sản xuất.
Bước 3: Tạo/nạp dữ liệu danh mục
Danh có thể nhập tay hoặc nạp từ excel:
- Nhóm đối tượng: Nhóm hàng, xuất xứ, nghề nghiệp, chức danh…
- Công ty: khách hàng, nhà cung cấp, phòng ban.
- Nhân viên: thông tin cá nhân, liên hệ và thông số thu nhập.
- Nhóm hàng/sản phẩm: Nhóm trung gian để quản lý chi tiết theo màu, size. In nhãn barcode dán lên sản phẩm.
- Tên hàng hóa, dịch vụ, chi phí: Mã hàng, tên hàng, đơn giá, ĐVT, nhóm hàng
- Số hiệu tài khoản (nhập tay)
Bước 4: Tạo/nạp số dư đầu kỳ
- Tạo kỳ báo cáo (đầu tiên) sử dụng.
Bước 5: Hạch toán các nghiệp vụ hàng ngày
- Thực hiện các nghiệp vụ chức năng và nhập liệu hàng ngày theo các quy trình như bán hàng, mua hàng, pha chế, nhập xuất tồn kho,...
Bước 6: Kết sổ cuối tháng
- Thực hiện các công việc cuối tháng như tính lương nhân viên, chốt chi phí hoạt động, kết sổ kỳ báo cáo, xem các báo cáo quản trị (bán hàng, mua hàng, tồn kho, tồn quỹ, công nợ, lợi nhuận, tài sản)
- Kết chuyển số dư đầu kỳ cho tháng kế tiếp (phải tạo tháng mới trong danh mục)
Bước 7: Kết thúc
- Chuẩn hóa dữ liệu theo file mẫu excel để nạp danh mục/số dư đầu kỳ.
- Nạp/tạo danh mục đầy đủ trước khi thực hiện các nghiệp vụ chức năng.
Quy trình nghiệp vụ chỉ giúp thực hiện công việc khoa học và hiệu quả trên cơ sở đúc kết thực tiễn. Người sử dụng cần nắm rõ yêu cầu công việc, phương pháp triển khai và kết quả thực hiện dựa trên các hướng dẫn trong quy trình này. Lưu ý tránh máy móc, rập khuôn. Hiệu quả cuối cùng là thước đo cho công việc này.